Hvis du skal faxe et brev, skal du følge visse regler, når du komponerer det, så det læses af adressaten og ikke sendes direkte til papirkurven.
Instruktioner
Trin 1
Skriv et brev i en teksteditor MS Word eller ved hjælp af en skabelon, der kan vælges i MS Publisher (med firmaets logo). Hvis du skal sende tabeller, er det acceptabelt at bruge MS EXEL også. Billeder skal have.jpgG-udvidelse.
Trin 2
Størrelsen på et standardbrev sendt med fax er en A4-side. Skrifttype - mindst 10 punkts størrelse. Spred derfor ikke dine tanker langs træet, så du ikke behøver at sende et brev på flere sider. Og prøv ikke at passe alle de oplysninger, du synes er nødvendige, på en side ved hjælp af skriftstørrelser, der nærmer sig nul.
Trin 3
Vær klar og kortfattet. Hvis din adressat har brug for yderligere oplysninger, informationstabeller, billeder, tøver han ikke med at informere dig om dette ved hjælp af telefonnumre eller e-mail-adresse, der er angivet i dit brev. Skriv kun om, hvad der kan være af interesse for din adressat. Hvis en anmodning er sendt til dig, skal du kun svare på den.
Trin 4
Indsæt ikke for små billeder eller billeder med kompleks grafik i teksten, så din adressat ikke har et bogstaveligt "sløret" indtryk af dig, dine tjenester og din virksomhed.
Trin 5
Adresser hver adressat efter navn og patronym, selvom du sender breve via fax. Sørg for at takke adressaten for at have læst dette brev, og først derefter gå videre til præsentationen af de oplysninger, du har om dine varer eller tjenester, eller svaret på hans spørgsmål.
Trin 6
Hvis du beskæftiger dig med kommerciel forsendelse, skal du prøve at tiltrække en potentiel kundes opmærksomhed med priser og rabatter på dine varer eller tjenester og fremhæve dem grafisk.
Trin 7
Når du afslutter dit brev, skal du sørge for at udtrykke dit håb om yderligere samarbejde. Angiv din organisations adresse, telefon- / faxnummer og e-mail (selvom de allerede er angivet af dig tidligere).
